BTW-aangifte: zo werkt het

In januari moet de laatste aangifte Omzetbelasting gedaan worden over het afgelopen boekjaar. Dit is eigenlijk de belangrijkste BTW-aangifte die je moet doen. Waarom?

Eindejaarscorrecties

Het boekjaar is afgelopen en moet afgesloten worden. Zoals ik in mijn vorige blog al aangaf moeten er eerst een aantal kostenposten gecontroleerd en zo nodig gecorrigeerd worden. Dit moet gebeuren voordat je de laatste BTW-aangifte doet, omdat deze correcties ook gevolgen voor de BTW kunnen hebben.

BTW-aangifte verplicht

Elke ondernemer die diensten en producten verkoopt waarop BTW zit moet deze BTW afdragen aan de Belastingdienst. Dit ben je verplicht, ook als je in een bepaald tijdvak geen BTW hoeft te betalen of terugkrijgt. Je doet dus ook aangifte over een tijdvak waarover je geen omzet hebt.

Doe je geen aangifte, dan legt de fiscus je een naheffingsaanslag op voor een geschat bedrag. Daar bovenop krijg je een boete omdat je binnen de gestelde termijn geen aangifte hebt gedaan. Doe je later alsnog aangifte wordt het bedrag hiervan verrekend met de naheffingsaanslag. De boete blijft echter staan en moet je betalen, zelfs als blijkt dat je over dat tijdvak BTW terug krijgt!

Per maand, kwartaal of jaar

De BTW-aangifte moet je doen over een aangifte tijdvak dat de Belastingdienst vaststelt. In de meeste gevallen zal dat een kwartaal zijn. Hele kleine ondernemers met een lage omzet hoeven het soms maar eens per jaar te doen.

Hele grote bedrijven moeten het meestal per maand doen. Als jij van de fiscus te horen krijgt dat je het per kwartaal moet doen maar je wilt het liever ook per maand doen, zodat het overzichtelijker voor jou is, dan kun je dit per brief bij jouw belastingkantoor aanvragen. Ook als jij een kwartaalaangifte moet doen en deze regelmatig niet op tijd indient of de betaling niet altijd op tijd bij de Belastingdienst binnen is, kan jou verplicht worden voortaan per maand aangifte te doen.

Uitstel voor het doen van aangifte

De Belastingdienst geeft ondernemers in principe geen uitstel voor het doen van de BTW-aangifte. Alleen in uitzonderlijke gevallen kun je uitstel krijgen, bijvoorbeeld als brand of een overstroming je computer heeft beschadigd, en hierin al jouw gegevens opgeslagen staan. Uitstel moet je schriftelijk aanvragen bij je belastingkantoor, voordat de inleverdatum verstreken is!

BTW-aangifte berekenen

Als je een boekhouding voert met een softwarepakket dan zal dit pakket in de regel de BTW-aangifte voor jou kunnen genereren. Heb je geen boekhoudpakket dan zul je de bedragen zelf moeten berekenen. Je berekent de verschuldigde BTW dan op basis van de in het aangiftetijdvak ontvangen en uitgereikte facturen. Beslissend is daarbij de datum van de factuur, dus niet wanneer hij betaald is.

Uitzonderingen

Soms mag je geen BTW terugvragen. Dit geldt voor de gemengde kosten zoals representatie-, reis- en verblijfkosten (zie ook mijn vorige blog). Maar ook voor de bonnen waarop de BTW niet apart vermeld staat. Voor elk BTW-bedrag dat je terugvraagt moet je dus een factuur of bon hebben waarop de BTW apart vermeld staat!

Aangifte doen

Via sommige boekhoudpakketten kun je de aangifte rechtstreeks bij de Belastingdienst indienen. Anders zul je dit op het beveiligde gedeelte van de website van de Belastingdienst zelf in moeten vullen. Hiervoor heb je zakelijke inlogcodes gekregen. En uiteraard kun je het door je boekhouder laten doen.

Zorg dat jouw boekhouding up-to-date is tegen de tijd dat je BTW-aangifte moet doen. Het kost onnodig veel tijd en stress om alles van drie maanden op een rij te krijgen. Bovendien is het handig om uiterlijk een week voor de uiterste aanleverdatum de aangifte in te zenden. Als je namelijk BTW moet afdragen moet dit ook voor het einde van de maand op de rekening van de Belastingdienst staan, anders riskeer je een boete voor te late betaling. En tussen de dag waarop je de afdracht betaalt en de dag waarop het bedrag bij de Belastingdienst binnenkomt kunnen een paar dagen zitten, dus hou hiermee rekening!

Je krijgt niet apart een aanslag van de Belastingdienst als je BTW moet betalen. Het betalingskenmerk staat in de aangifte vermeld. Als je terugkrijgt ontvang je hiervan wel een aparte specificatie.

Herinnering

Aan het begin van elk kalenderjaar stuurt de Belastingdienst jou een overzicht wanneer jouw BTW-aangiften plus betalingen binnen moeten zijn. Hierbij staan de aangifteperiodes en de betalingskenmerken. Je kunt deze data dus ook in jouw agenda instellen, per voorkeur een week eerder om zo tijd genoeg te hebben voor de aangifte en de betaling.

Als je de BTW-aangifte niet op tijd hebt ingediend krijg je niet eerst een herinnering van de Belastingdienst dat je dit alsnog moet doen, maar meteen een boete. Wel kun je om een herinnering vragen om BTW-aangifte te doen. Dit kan op twee manieren.

1. Vul op het beveiligde gedeelte van de website van de Belastingdienst jouw e-mailadres in en geef aan dat je herinneringen wilt ontvangen. Dit kan bij de gebruikersinstellingen.

2. Download op jouw telefoon of tablet de app BTW-alert. Je krijgt dan een berichtje als het tijd is voor de BTW-aangifte.

Uitstel van betaling

Onder voorwaarden kun je kortdurend (maximaal 4 maanden) uitstel van betaling krijgen. Op de website van de Belastingdienst lees je hier meer over. Dit uitstel wordt voor de BTW slechts zelden toegekend, zeker als je al eerder te laat betaald hebt. Je wordt geacht maandelijks de BTW die jij ontvangen hebt van jouw klanten opzij te zetten voor de aanslag. Uitstel kun je telefonisch aanvragen via de BelastingTelefoon, 0800-0543.

Startende ondernemer

Als startende ondernemer schrijf je je in bij de Kamer van Koophandel. Deze geven jouw gegevens door aan de Belastingdienst. Je ontvangt dan een brief met jouw BTW-nummer en of je de BTW-aangifte per maand, kwartaal of per jaar moet doen. Dit wordt door de Belastingdienst mede bepaald door de gegevens die je aan de Kamer van Koophandel hebt verstrekt over jouw te verwachten omzet en kosten.

Tip: zorg dat je zodanige hoge omzet en redelijke kosten invult dat de Belastingdienst jou als ondernemer zal aanmerken. Dus waaruit zij kunnen constateren dat jij hiermee jouw volledige inkomen wilt verdienen. Dit heeft direct gevolgen voor de belastingaangifte die jij jaarlijks over jouw inkomen moet doen, met name wat aftrekposten voor ondernemers betreft. Er vindt achteraf geen toetsing plaats of je de omzet uit jouw formulier daadwerkelijk gehaald hebt.

Vlak na jouw inschrijving ontvang je bericht wanneer en hoe jij jouw eerste BTW-aangifte moet indienen. Dit kan digitaal zijn, maar het kan ook zijn dat jij de eerste keer op papier moet inleveren. Ook al heb je in dit tijdvak nog totaal geen omzet gehaald of kosten gemaakt, toch ben je verplicht om deze aangifte volledig in te vullen en op tijd in te dienen.

Aanloopkosten

Maar voordat jij je hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel heb jij wellicht al uitgaven gedaan voor jouw bedrijf. Denk aan de inschrijving zelf, maar ook drukwerk, telefoon, website en dat soort dingen. Ook al zijn deze kosten van voor de datum van inschrijving, toch zijn ze zakelijk en mag je ze opnemen in jouw administratie. Dit zijn zogenaamde aanloopkosten die je vanaf anderhalf jaar voor inschrijving bij de Kamer van Koophandel mag opgeven. De BTW hierop mag je dus bij jouw eerste BTW-aangifte terugvragen. Een mooie eerste financiële impuls voor jouw bedrijf!

Kleine ondernemersregeling

Vanaf 2020 zal de kleine ondernemersregeling afhankelijk zijn van jouw jaaromzet. Is dit € 20.000 of lager dan kun je vrijstelling van BTW aanvragen. Of dit voor jou handig is en wat de gevolgen hiervan zijn lees je in dit blog.

Heb je nog vragen over de BTW-aangifte, of wil je leren het zelf te doen? Kijk dan op mijn website en geef je op voor één van de workshops die ik ook deze maand weer organiseer.

Ik help je graag naar een financieel gezond en winstgevend bedrijf!

Dit zou jou ook kunnen interesseren...

Jouw email zal niet worden gepubliceerd. Naam en emailadres zijn verpllicht.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.